|
<< Klik voor weergeven inhoudsopgave >> Navigatie: Basisbegrippen > Begrotingvarianten > Werkbegroting |
Van het begrip werkbegroting worden in de praktijk verschillende interpretaties toegepast. Deze zijn in het algemeen:
1.Een ten behoeve van de uren- en kostenbewaking gecodeerde inschrijfbegroting;
2.Een ten behoeve van de uren- en kostenbewaking opgestelde uitvoeringsbegroting.
De kostenbewaking zelf wordt uitgevoerd in een (ERP) projectbewaking systeem van andere systeemhuizen, de werkbegroting gemaakt in Ibis Calculeren voor Bouw wordt aangeboden aan dat systeem. Een veelal toegepaste vorm is de CUF-XML, in mindere mate een TRAD-XML en sinds 2023 ook een geïntegreerde uitwisseling met een ERP systeem.
De voorwaarden waaraan de verschijningsvorm en de codering van de werkbegroting moet voldoen hangt af van het projectbewaking systeem waarmee uitgewisseld moet worden. Raadpleeg het betreffende systeemhuis over deze voorwaarden.
In België wordt een projectspecifieke 'meetstaat' als inschrijvingsstaat, met opslagen vanuit de staartkosten verwerkt in de posten van de meetstaat, toegepast en is de opdrachtnemer gewend dat deze posten óók als werkbegroting wordt gebruikt voor zowel de (interne) uren- en kostenbewaking als voor de (externe) opbrengstbewaking met de opdrachtgever. Er is daarom een voorziening getroffen die dat mogelijk maakt:
•Het opslaan als brutobegroting kan de opslagen van de staartkosten als opslag-% in de kostenposten verwerken;
•De CUF-XML biedt naast de standaard aanwezige (bruto) bedragen óók de netto bedragen voor de uren- en kostenbewaking in één bestand.
Dit is de minimale vorm van een werkbegroting waarbij de structuur in hoge mate dezelfde kan zijn als die van de originele inschrijfbegroting. Afhankelijk van de voorwaarden die gelden voor het betreffende projectadministratie systeem kan het daarbij van belang zijn dat:
•Begrotingsregels met meerdere kostensoorten eerst worden opgesplitst zodat elke begrotingsregels één kostensoort bevat;
•De opslagen die in de staart zijn opgenomen worden 'verplaatst' naar regels in de begroting vóór de staart;
•Bewakingscodering wordt toegepast in de admicode kolommen per kostensoort;
•Bewakingscodering wordt toegepast in de alternatieve code kolom;
•Eventuele extra code in een andere vrij kolom zoals de bestekcode;
•Sommige klanten wijzigen (beperken) ook eerst de gecalculeerde uren en kosten als doelstelling voor de uren- en kostenbewaking.
Dit is de uitgebreide vorm van een werkbegroting waarbij de structuur van de inschrijfbegroting wordt vervangen door die volgens de codering van de uren- en kostenbewaking zelf. In feite zijn dan dezelfde voorwaarden als de gecodeerde inschrijfbegroting van toepassing maar wordt aanvullend de weergave conform die van de uren- en kostenbewaking codering (de uitvoeringsbegroting).
Als het systeemhuis verlangt dat er slechts één kostensoort per begrotingsregel wordt toegepast in de werkbegroting en in de inschrijfbegroting worden er meerdere toegepast dan moet er een opsplitsing plaats vinden. Daar zijn een tweetal functies voor beschikbaar in Ibis Calculeren voor Bouw.
•De meest gebruikte is het opslaan van de begroting als Werkbegroting, hierbij kan de structuur gelijk blijven aan die van de inschrijfbegroting of worden vervangen door die van de vier mogelijke kostensoorten (arbeid, materiaal, materieel en onderaanneming);
•Sommige 'oude' klanten gebruiken het onderdeel Admi hier nog voor waarbij via referentiebegrotingen met gekoppelde codes een splitsing en codering plaats vind.
Niet elk systeemhuis kan de staartgegevens van een inschrijfbegroting volledig of correct interpreteren vanuit de gegevens in een CUF-XML of TRADXML. Als dat wél zo is kan worden volstaan met het aangeven van een bewakingscode in de calculatiecode van de opslagregel in de staart. Als dat niét zo is moeten regels worden 'verplaatst'. Hier is geen automatische functie voor maar moet de gebruiker handmatig doen. Denk na het aanvullen als begrotingsregels in de begroting ook aan het verwijderen als opslagregels in de staart.
Als er meerdere kostensoorten worden toegepast per begrotingsregel, bijvoorbeeld een uurnorm en een materiaalprijs, kan voor elke toegepaste kostensoort de betreffende admicode worden gebruikt om een bewakingscode in te vullen. Als er één kostensoort worden toegepast per begrotingsregel, bijvoorbeeld of een uurnorm of een materiaalprijs, kan voor elke toegepaste kostensoort de alternatieve code worden gebruikt om een bewakingscode in te vullen.
Sinds de overgang van MS-DOS naar Windows is het begrotingsformaat aangepast en bestaat er voor elke kostensoort een eigen admicode kolom. De in MS-DOS toegepaste enkelvoudige bewakingscode per regel werd bij de bestandsconversie overgenomen in de alternatieve code kolom waardoor deze sindsdien ook als de bewakingscode wordt beschouwd. Het onderdeel Admi stamt uit de MS-DOS tijd en daarop werd de systematiek van splitsen en coderen afgestemd, klanten die daaraan gewend zijn kunnen hier nog steeds mee blijven werken.
Het coderen kan op verschillende manieren plaats vinden:
•Projectspecifiek intypen van de gewenste bewakingscodes;
•In prijzenboeken en elementenboeken, referentiebegrotingen waarmee nieuwe calculaties worden opgezet, kunnen de admicodes of de alternatieve code al worden ingevuld;
•In een codelijst kan voor elke admicode per kostensoort een tabel met bedrijfsgebonden bewakingscodes worden ingevuld en gekoppeld aan de betreffende admicode per kostensoort kolom. Deze kan tijdens het invullen van ontbrekende bewakingscodes worden opgeroepen en gekozen;
•Als bewakingscodes in principe gelijk zijn aan het elementniveau van de inschrijfbegroting, bijvoorbeeld een STABU2 code, dan kan ook worden volstaan met het coderen van de elementen in de admicode kolommen en deze 'semi-automatisch' overnemen in de onderliggende kostenposten. Dat kan via een kolombewerking Initialiseer of via de standaard functie-instelling 'automatisch voor alle kostensoorten aanmaken vanuit elementregel'. In het laatste geval wordt elke nieuw met F9 toegevoegde regel automatisch gevuld met die code.
In de praktijk worden in projectbewaking systemen soms meer kostensoorten toegepast dan de vier die in Ibis Calculeren voor Bouw voor begrotingsdoeleinden worden gebruikt. Om de bewakingscode correct aan te bieden wordt meestal afgesproken het karakter, in het algemeen een cijfer, die de kostensoort aanduid op bijvoorbeeld de eerste positie van de bewakingscode te plaatsen. Op deze manier kan bijvoorbeeld voor materieel, waarbij de kostensoortcode 3 zou kunnen gelden voor de kostensoort 'hulpmaterieel' zoals steigers, voor de kostensoort 'afschrijving hulpmaterieel' dat niet wordt hergebruikt zoals verloren bekisting een kostensoortcode 5 of iets dergelijks in te vullen. Op deze manier kan elke kostensoort waarmee wordt begroot een andere kostensoort worden ingevuld voor de uren- en kostenbewaking.
De uitvoeringsbegroting is feitelijk een extra stap om de werkbegroting weer te geven zoals die in de uren- en kostenbewaking wordt toegepast. In dat geval wordt in het algemeen:
•Een referentiebegroting opgesteld met de kostensoortcode in de calculatiecode kolom in de elementregels van niveau 1 en onderliggende bewakingscodes (die ook de kostensoortcode bevatten) in de calculatiecode kolom van de elementregels van niveau 2;
•De bewakingscodes voor alle kostensoorten gegroepeerd in bijvoorbeeld de alternatieve code kolom. Daarvoor kan het nodig zijn eerst de begrotingsregels per kostensoort op te splitsen en daarna de admicode per actieve kostensoort via kolom kopiëren (binnen een eerst aangemaakte selectie van regels per kostensoort binnen de begroting of filter) naar de alternatieve code te kopiëren;
•De werkbegroting als uitvoeringsbegroting weergegeven volgens de inhoud van de alternatieve code kolom met gebruik van de referentiebegroting, met de opgestelde kostensoortcode en bewakingscodes als elementregels, via de bewerking 'begroting volgens andere code'.